Положение о работе с персональными данными работников
1. Общие положения
Положение о работе с персональными данными работников, ГКОУ «ГГИМХО» разработано в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, действующим законодательством и нормативными актами.
Настоящее Положение определяет порядок работы (получения, обработки, использования, хранения и т.д.) с персональными данными работников и гарантии конфиденциальности сведений, предоставленных работниками работодателю.
2. Получение и обработка персональных данных работников
Персональные данные работника работодатель получает непосредственно от работника. Работодатель вправе получать персональные данные работника от третьих лиц только при наличии письменного согласия работника.
При поступлении на работу работник заполняет анкету, в которой указывает следующие сведения о себе:
– пол;
– дату рождения;
– семейное положение;
- ИНН;
- СНИЛС;
– отношение к воинской обязанности;
– место жительства и домашний телефон;
– образование, специальность;
– предыдущее (-ие) место (-а) работы;
– заболевания, затрудняющие выполнение работником трудовых функций;
– иные сведения, с которыми работник считает нужным ознакомить работодателя.
В анкету вклеивается фотография работника.
Работодатель не вправе требовать от работника предоставления информации о политических и религиозных убеждениях и о частной жизни работника.
Работник предоставляет работодателю достоверные сведения о себе. Работодатель проверяет достоверность сведений, сверяя данные, предоставленные работником, с имеющимися у работника документами.
При изменении персональных данных работник письменно уведомляет работодателя о таких изменениях в разумный срок, не превышающий 14 дней.
По мере необходимости работодатель истребует у работника дополнительные сведения. Работник представляет необходимые сведения и в случае необходимости предъявляет документы, подтверждающие достоверность этих сведений.
Анкета работника хранится в личном деле работника (далее – личное дело). В личном деле также хранится вся информация, относящаяся к персональным данным работника.
В перечень документов личного дела работников при приеме на работу могут входить:
- копия паспорта
- копия свидетельства о присвоении ИНН
- копия СНИЛС
- копия военного билета (у военнообязанных)
- копия документов об образовании (в том числе о дополнительном образовании, если представление этих документов требует трудовая функции работника)
- медицинская справка о прохождении медицинского осмотра
- Трудовой договор
- документы о прохождении обучения, испытательном сроке
- документы о составе семьи работника, необходимые для предоставления ему гарантий, связанных с выполнением семейных обязанностей
- копия водительского удостоверения и документов на автомобиль, если это требуется в связи с выполнением трудовой функции работника
- иные документы персонального учета, относящихся к персональным данным работника.
Ответственность за ведение личных дел возложено на секретаря учебного заведения, контроль за своевременностью и качеством ведения личных дел – на директора школы.
3. Хранение персональных данных работников
Личные дела хранятся в бумажном виде в папках, прошитые и пронумерованные по страницам. Личные дела находятся в сейфе или в специально отведенном шкафу, обеспечивающем защиту от несанкционированного доступа.
В конце рабочего дня все личные дела сдаются сейф.
Персональные данные работников могут также храниться в электронном виде на локальной компьютерной сети. Доступ к электронным базам данных, содержащим персональные данные работников, обеспечивается 2-ступенчатой системой паролей: на уровне локальной компьютерной сети и на уровне баз данных. Пароли устанавливаются системным администратором и сообщаются индивидуально сотрудникам, имеющим доступ к персональным данным работников. Изменение паролей происходит не реже 1 раза в год.
Доступ к персональным данным работника имеют директор, заместители директора, главный бухгалтер, а также системный администратор, руководители школьных методических объединений, специалисты бухгалтерии – к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций. Доступ других работников к персональным данным осуществляется на основании письменного разрешения директора или его заместителя. Копировать и делать выписки персональных данных работника разрешается исключительно в служебных целях с разрешения секретаря-делопроизводителя.
4. Использование персональных данных работников
Персональные данные работника используются для целей, связанных с выполнением работником трудовых функций.
Работодатель использует персональные данные, в частности, для решения вопросов продвижения работника по службе, очередности предоставления ежегодного отпуска, установления размера заработной платы. На основании персональных данных работника решается вопрос о допуске работника к информации, составляющей служебную или коммерческую тайну.
При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
Работодатель также не вправе принимать решения, затрагивающие интересы работника, основываясь на данных, допускающих двоякое толкование. В случае если на основании персональных данных работника невозможно достоверно установить какой-либо факт, работодатель предлагает работнику представить письменные разъяснения.
5. Передача персональных данных работников
Информация, относящаяся к персональным данным работника, может быть предоставлена государственным органам в порядке, установленном федеральным законом.
Массовыми потребителями персональных данных вне организации могут быть следующие государственные и негосударственные структуры:
- налоговые инспекции
- правоохранительные органы
- органы статистики
- военкоматы
- органы социального страхования
- пенсионные фонды
- подразделения муниципальных органов управления
- страховые агенты.
Работодатель не вправе предоставлять персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом.
В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом на получение персональных данных работника, либо отсутствует письменное согласие работника на предоставление его персональных сведений, работодатель обязан отказать в предоставлении персональных данных. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается письменное уведомление об отказе в предоставлении персональных данных.
Персональные данные работника могут быть переданы представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом, в том объеме, в каком это необходимо для выполнения указанными представителями их функций.
Работодатель обеспечивает ведение журнала учета выданных персональных данных работников, в котором регистрируются запросы, фиксируются сведения о лице, направившем запрос, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в предоставлении персональных данных, а также отмечается, какая именно информация была передана.
В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом или настоящим положением на получение информации, относящейся к персональным данным работника, работодатель обязан отказать лицу в выдаче информации. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается уведомление об отказе в выдаче информации, копия уведомления подшивается в личное дело работника.
6. Гарантии конфиденциальности персональных данных работников
Информация, относящаяся к персональным данным работника, является служебной тайной и охраняется законом.
Работник вправе требовать полную информацию о своих персональных данных, их обработке, использовании и хранении.
В случае разглашения персональных данных работника без его согласия работник вправе требовать от работодателя разъяснений.
- Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения директором.
- Все дополнения и изменения к Положению утверждаются директором школы.
- Настоящее Положение доводится до сведения всех работников персонально под подпись.
Обязательство о неразглашении персональных данных работников
Я, __________________________________________________________________,
должность, ФИО
с Положением «О защите персональных данных работников ГКОУ «Государственная гимназия-интернат музыкально-хореографического образования» ознакомлен(а). Обязуюсь не разглашать персональные данные работников, ставшие мне известными в связи с исполнением своих должностных обязанностей.
Об ответственности за разглашение персональных данных работников предупрежден(а).
_______________ __________________________________________________ _____
подпись, расшифровка подписи
«______»___________________201 __ г.
Положение о работе с персональными данными обучающихся и их законных представителей
1. Общие положения
Положение о работе с персональными данными обучающихся и их законных представителей (далее родители), ГКОУ «ГГИМХО» разработано в соответствии с
Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 27.07.2006 № 152 – ФЗ «О персональных данных», Перечнем сведений конфиденциального характера, утвержденным Указом Президента РФ от 06.03.97 № 188, и иными нормативными актами, действующими на территории Российской Федерации.
Цель настоящего Положения – защита персональных данных от несанкционированного доступа и разглашения.
Настоящее Положение определяет порядок работы (получения, обработки, использования, хранения и т.д.) с персональными данными обучающихся и их родителей и гарантии конфиденциальности сведений, предоставленных обучающимися и их родителями образовательному учреждению.
2. Получение и обработка персональных данных обучающихся и их законных представителей
Персональные данные обучающихся и их родителей, администрация образовательного учреждения получает непосредственно от обучающихся и их законных представителей. Администрация вправе получать персональные данные обучающихся и их родителей, от третьих лиц только при наличии письменного согласия родителей.
При приёме в школу родители заполняют анкету, в которой указывают следующие сведения об обучающемся:
– пол;
– дату рождения;
- СНИЛС
- ИНН
– место жительства и домашний телефон;
– табель успеваемости;
– предыдущее (-ие) место (-а) учёбы;
– заболевания, затрудняющие обучение в учреждении;
– иные сведения, с которыми законный представитель считает нужным ознакомить администрацию школы.
Администрация не вправе требовать от родителей предоставления информации о политических и религиозных убеждениях и о частной жизни.
Родители предоставляют администрации непосредственно или через классного руководителя достоверные сведения о себе. Классный руководитель проверяет достоверность сведений, сверяя данные, предоставленные родителями, с имеющимися у них документами.
При изменении персональных данных родители письменно уведомляют администрацию о таких изменениях в разумный срок, не превышающий 14 дней.
По мере необходимости администрация истребует у родителей дополнительные сведения. Родители представляют необходимые сведения и в случае необходимости предъявляют документы, подтверждающие достоверность этих сведений.
Информация об обучающемся хранится у классного руководителя и личном деле в приёмной директора школы. В личном деле также хранится вся информация, относящаяся к персональным данным обучающегося. Ответственность за ведение личных дел обучающихся возложена на классного руководителя, контроль за своевременностью и качеством ведения личных дел – на зам. директора по УР.
3. Хранение персональных данных обучающихся и их родителей
Личные дела хранятся в бумажном виде в папках, прошитые и пронумерованные по страницам. Личные дела находятся в кабинете секретаря в специально отведенном шкафу, обеспечивающем защиту от несанкционированного доступа.
В конце рабочего дня все личные дела сдаются в приёмную.
Персональные данные обучающихся и родителей могут также храниться в электронном виде. Доступ к электронным базам данных, содержащим персональные данные обучающихся и родителей, обеспечивается 2-ступенчатой системой паролей: на уровне локальной компьютерной сети и на уровне баз данных. Пароли устанавливаются системным администратором и сообщаются индивидуально сотрудникам, имеющим доступ к персональным данным учащихся.
Доступ к персональным данным обучающихся и из родителей имеют директор школы, заместители директора, главный бухгалтер, а также классный руководитель, воспитатель, педагог-психолог, социальный педагог и бухгалтерия – к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций. Доступ других сотрудников к персональным данным осуществляется на основании письменного разрешения директора или его заместителя. При переводе ученика в другое образовательное учреждение личное дело обучающегося может быть передано родителям после предоставления соответствующей справки, того учреждения образования в которое переводится обучающийся.
Копировать и делать выписки персональных данных обучающихся и их родителей разрешается исключительно в служебных целях с разрешения директора школы.
4. Использование персональных данных обучающихся и их родителей
Персональные данные обучающихся используются для целей, связанных с выполнением процесса обучения.
Администрация использует персональные данные обучающихся и их родителей для решения вопросов связанных с обучением и воспитанием.
В случае если на основании персональных данных обучающихся невозможно достоверно установить какой-либо факт, администрация предлагает родителям представить письменные разъяснения.
5. Передача персональных данных обучающихся и их родителей
Информация, относящаяся к персональным данным обучающихся и их родителей, может быть предоставлена государственным органам в порядке, установленном федеральным законом.
Администрация школы не вправе предоставлять персональные данные обучающихся и их родителей третьей стороне без письменного согласия родителей, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровья обучающегося, а также в случаях, установленных федеральным законом.
В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом на получение персональных данных обучающихся и их родителей, либо отсутствует письменное согласие родителей на предоставление его персональных сведений, администрация обязан отказать в предоставлении персональных данных. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается письменное уведомление об отказе в предоставлении персональных данных.
Персональные данные обучающихся и их родителей могут быть переданы представителям управления образования в порядке, установленном Трудовым кодексом, в том объеме, в каком это необходимо для выполнения указанными представителями их функций.
Администрация обеспечивает ведение журнала учета выданных персональных данных учащихся, в котором регистрируются запросы, фиксируются сведения о лице, направившем запрос, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в предоставлении персональных данных, а также отмечается, какая именно информация была передана.
В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом или настоящим положением на получение информации, относящейся к персональным данным обучающихся и их родителей, администрация обязана отказать лицу в выдаче информации. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается уведомление об отказе в выдаче информации, копия уведомления остаётся в школе.
6. Гарантии конфиденциальности персональных данных обучающихся
Информация, относящаяся к персональным данным обучающихся, является служебной тайной и охраняется законом.
Родители вправе требовать полную информацию о своих персональных данных, их обработке, использовании и хранении.
В случае разглашения персональных данных родителей и обучающихся без их согласия родители вправе требовать от администрации разъяснений.
Соглашение о согласии на обработку персональных данных обучающихся и их родителей
Я, _____________________________________________________________________
ФИО
проживающий по адресу____________________________________________________
паспорт__________________ выданный _____________________________________ номер документа, удостоверяющего личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе
_____________ года рождения, законный представитель обучающегося ______________________________________________________________________
_______ класса с Положением «О защите персональных данных обучающихся и их родителей ГКОУ «ГГИМХО» ознакомлен(а) и даю согласие на обработку, хранение и передачу предоставленных классному руководителю и администрации школы, личных персональных данных и данных моего ребёнка.
Об ответственности за достоверность персональных данных обучающихся предупрежден(а).
_______________ __________________________________________________
подпись, расшифровка подписи
«______»___________________201 __ г. Срок действия соглашения______________
